MASYARAKAT CERDAS SADAR ARSIP: PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP MELALUI METODE ENKAPSULASI DI DESA PENANGGUNGAN, KECAMATAN TRAWAS, KABUPATEN MOJOKERTO

Fierda Nurany; Bagus Ananda Kurniawan; Tri Prasetijowati; Tira Fitriawardhani; Muhammad Fadeli; Nur Indah; Gede Bayu; Bela Aristatiyanto; Luanna Sayyidina; Nurul Cholifattul

doi:10.30598/bakira.2025.6.2.247-261

Fierda Nurany Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Bagus Ananda Kurniawan Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Tri Prasetijowati Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Tira Fitriawardhani Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Muhammad Fadeli Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Nur Indah Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Gede Bayu Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Bela Aristatiyanto Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Luanna Sayyidina Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia
Nurul Cholifattul Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Bhayangkara Surabaya. Indonesia

DOI: https://doi.org/10.30598/bakira.2025.6.2.247-261

Keywords: Assistance, Records Management, Encapsulation, Public Awareness

Abstract

The archive management assistance activity through the encapsulation method in Penanggungan Village, Trawas District, Mojokerto Regency, is part of the community service of Bhayangkara University Surabaya which aims to increase the understanding, awareness, and skills of the community as well as village officials in caring for important archives so that they are more durable and protected from physical damage. The implementation method was carried out through socialization stages regarding the importance of archives, technical demonstrations of encapsulation using simple materials such as astralon plastic, double tape, rags, cutters, rulers, and water sprays, as well as independent practice by participants with direct assistance from resource persons from the Archive Aware Community Forum (Forkmasa) of Bhayangkara University Surabaya. The results of the activity showed an increase in the ability of participants to protect documents, a growing awareness of the value of archives as a source of information and legal evidence, and an improvement in the neatness of village administration. This activity also opens up insights into the digitization of simple archives as the first step in digital transformation. The conclusion of this community service emphasizes that the encapsulation method is effective, cheap, and easy to apply at the village level, as well as encouraging the formation of an archival-aware culture, strengthening village governance, and supporting transparency, accountability, and preservation of valuable information for future generations.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Akib, K., & Sapruni, S. 2023. Penataan Arsip Pemerintah Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik. Jurnal Pengabdian Kepada Masyaraka Pelita Nusantara, 1(2), 50–54. https://doi.org/10.69688/jpmp.v1i2.178

Aldi Pratama, B., Nur Ariyanti, N., & Machsun Rifauddin. 2025. Preservasi dan konservasi bahan pustaka cetak di perpustakaan universitas bojonegoro. THE LIGHT : Journal of Librarianship and Information Science, 5(1), 21–31. https://doi.org/10.20414/light.v5i1.12036

Amalia, R., & Mursyidah, L. 2023. Pengelolaan Arsip Berstandar Anri Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik Di Desa Kalidawir Kecamatan Tanggulangin Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik (JISIP), 12(1), 150–160. https://doi.org/10.33366/jisip.v12i1.2782

Astuti, E. D., & Lestariningsih, W. 2021. Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan Dropbox, One Drive Dan Google Drive. Jurnal Abdimas Plj, 1(2)(2), 20.

Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Universitas Brawijaya Press. https://books.google.com/books?hl=en&lr=&id=ITNTDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR5&dq=manajemen&ots=2DnQZCoKfK&sig=orZGrmNkU-Lb_2cKwX-LFpVFnZU

Gilliland, A., McKemmish, S., White, K., Lu, Y., & Lau, A. 2008. Pluralizing the archival paradigm: Can archival education in pacific rim communities address the challenge? American Archivist, 71(1), 87–117. https://doi.org/10.17723/aarc.71.1.781w61g4r2kh3708

Haris, U., Enala, S. H., Khusnaeni, L., Sari, K., & Nurfausan. 2024. Sosialisasi Penggunaan Perangkat Digital bagi Masyarakat Kampung Wasur dalam Pengelolaan Arsip. JPI Jurnal Pengabdian Dan Inovasi, 1(02), 75–82. https://journal.papsel.org/index.php/JPI/article/view/75

Khamid, C. A., & Oktarina, N. 2025. Strategi Konservasi dan Pelestarian Arsip untuk Jangka Panjang. Bookchapter Administrasi Perkantoran, 1, 357–372.

Manik, V. S., & Siregar, Y. D. 2024. Peran Perpustakaan dalam Pelestarian Budaya Lokal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pakpak Bharat. Santhet (Jurnal Sejarah Pendidikan Dan Humaniora), 8(1), 1034–1041. https://doi.org/10.36526/santhet.v8i1.3918

Nurany, F., Kurniawan, B. A., Fadeli, M., Agustina, L. D. W. I., & Firdaus, S. 2023. Workshop For Civil Servants Desa Duyung And Desa Grogol To Realize Digital Archive Management System. REKA ELKOMIKA: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(2), 132–140.

Nurdiansyah, A., Dewiki, S., Utami, H. D., Wahyono, E., Samsiyah, S., Maharani, D., & Hermawati, Y. 2023. Pendampingan dan Penyuluhan Layanan Restorasi (Penyelamatan Arsip) Keluarga ( Laraska) di Desa Sasak Panjang Tajur Halang Bogor. BIDIK: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 3(2), 32–37. https://doi.org/10.31849/bidik.v3i2.13261

Nurdiansyah, A., Valentino, R. A., & Yussuf, S. A. 2025. Preservasi Digital sebagai Upaya Akuntabilitas Tata Kelola Arsip di Lembaga Kearsipan di Indonesia. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 18(1), 186. https://doi.org/10.22146/khazanah.106468

Pramana, A. C., Rahmadi, A. N., Ruhamak, D., Listiyaningrum, I., Sitoresmi, F. A. A., & Prihardina, O. W. 2022. Peningkatan Kemampuan Perangkat Desa Dalam Tata Kelola Kearsipan Di Desa Sengkut Kabupaten Nganjuk. JANKA : Jurnal PengabdiAN Kepada MasyaraKAt, 1(1), 1. https://doi.org/10.30737/janka.v1i1.2359

Prasetijowati, T., Fitriawardhani, T., Ekantoro, J., Azis, M. H., Nurany, F., Kirana, A. P., & Melati, N. F. A. 2023. Pendampingan Tata Kelola Arsip dalam Mendukung Good Governance. ABDIMASY: Jurnal Pengabdian Dan Pemberdayaan Masyarakat, 4(1), 9–18. https://doi.org/10.46963/ams.v4i1.907

Rachman, M. A. 2024. Masyarakat Cerdas Sadar Arsip: Pemberdayaan Pengelolaan Arsip Keluarga di RW 03 Kelurahan Pulau Untung Jawa. Bhakti: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 1(2), 1. https://doi.org/10.7454/bhakti.v1i2.1000

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, 19(19), 19.

Riasmiati, A. 2016. Manajemen Kearsipan. In Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan (Vol. 9, Issue 3). Gramedia Pustaka Utama. https://doi.org/10.22146/khazanah.22880

Riscal, D. A., Laelatunnufus, A., Aminullah, A., Irawansyah, I., Adiputra, A. R., Sahbany, S., & Iswadi, K. 2024. Tertib Pengelolaan Arsip Desa Untuk Mewujudkan Pemerintahan Desa Yang Akuntabel. Jurnal Pengabdian Masyarakat Sehati, 3(1), 29–36. https://doi.org/10.33651/jpms.v3i1.674

Windah, A., Purwanto, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. 2024. Penguatan Resiliensi Komunitas Melalui Enkapsulasi Arsip : Strategi Integral Mitigasi Bencana Dan Adaptasi Terhadap Perubahan Iklim di Desa Negeri Katon , Kecamatan Negeri Katon , Kabupaten Pesawaran- Lampung. Jurnal Pengabdian Masyarakat (JPN), 1(1), 1–15.